KOMU E-FAKTURUJETE?

Při plánování elektronické fakturace je vhodné se zamyslet, kolika zákazníkům chceme posílat elektronické faktury, jak často a také v jaké výši. Jsou zákazníky drobní živnostníci nebo nadnárodní korporace? Zákazníkům, kterým fakturujeme častěji, případně ve větším finančním objemu, má smysl věnovat speciální péči. V opačném případě pak není nutno zbytečně plýtvat zdroji na subjekty, jejichž zapojení do e-fakturace nebude mít valný efekt.

MÁTE SOUHLAS K ELEKTRONICKÉ FAKTURACI?

Podle stávající legislativní úpravy musí mít výstavce elektronické faktury od protistrany souhlas s použitím elektronického daňového dokladu. Jinak se vystavuje riziku, že jej v případě sporu může protistrana vyzvat k jeho předložení a napadnout elektronicky zaslané faktury. Samotný souhlas však nemusíme chápat jako nutné zlo z pohledu legislativního, ale naopak jako příležitost k oslovení zákazníků, doposud trvajících na listinné podobě, k přechodu na elektronickou fakturu. Je pak na individuálním zvážení, zda přidat ještě další motivační faktor a zda u něj zvolit pozitivní formu například ve formě bonusů, skont, slev, nebo naopak zavést poplatky za papírové faktury.

LADÍ E-FAKTURACE S LEGISLATIVOU?

Současná právní úprava vyžaduje, aby byly zajištěny tři vlastnosti každého daňového dokladu: věrohodnost původu faktur, neporušenost jejich obsahu a jejich čitelnost, a to od okamžiku vystavení až do konce doby uchování. Pokud pomineme zřejmou podmínku čitelnosti, tak zbývající zákonné povinnosti můžeme zajistit tzv. spolehlivou auditní stopou, což v praxi znamená párování s řadou dalších, typicky papírových dokladů. Tedy vazbou na smlouvu, objednávku, dodací list a doklad o platbě. To však může být poměrně administrativně náročné a také vyžadovat další investice. Mnohdy jednodušší bude vrátit se ke kořenům a spolehnout se na dobře známý a osvědčený elektronický podpis, který požadované náležitosti zajišťuje. Elektronický podpis je vhodné vnímat také jako naši pojistku pro případ budoucích sporů. Důkazní hodnota faktur s elektronickým podpisem je při správné archivaci v podstatě nevyvratitelná.

PROČ STÁLE JEN TO PDF?

PDF faktury zjednodušují procesy související s fakturováním, šetří náklady na poštovné a až šestkrát zrychlují odezvu zákazníka, zaměstnance i ostatních uživatelů. Tyto benefity jsou však pouze na straně výstavce faktury. Na straně příjemce jsou PDF faktury naopak generátorem dalších výdajů. PDF faktura je v podstatě obrázek, nejde o data, která by šlo automaticky zpracovat. Příjemce tedy musí fakturu ručně zadat do svého systému. Což znamená údaje buď pracně přepsat, nebo po jednom překopírovat. Drtivá většina příjemců si PDF fakturu také vytiskne, v řadě případů jsou firmy nuceny tisknout PDF faktury dokonce několikrát. Zákazníci jistě ocení, že jim ušetříme čas tím, že jim budeme posílat faktury v datové formě umožňující automatické načtení do systému. Ať už ve formátech jako ISDOC, EDI nebo jako XML, který je protistrana schopna zpracovat. Pokud takto vyjdeme zákazníkovi vstříc, tak při větším objemu faktur to pro nás již může znamenat zajímavou konkurenční výhodu vzhledem ke společnostem, jejichž faktury by musel zákazník „přeťukávat“ do svého systému ručně, případně archivovat v papírové podobě.

ZASÍLÁTE E-FAKTURY EFEKTIVNĚ?

V případě elektronické fakturace je nejčastějším zasílacím kanálem email. Jakkoliv jsou dnes lidé zvyklí rutinně pracovat s emailem, je přeci jen rozdíl, pokud zasíláme jeden email, anebo jich zasíláme tisícovku čí více. Zásadním prvkem je správnost a relevance použitých emailových adres. Nemáme-li emailové adresy v pořádku, pak se nám plní schránka automatickými zprávami typu „MAILER-DAEMON failure notice“. Při větším počtu zasílaných emailů nám mezi nimi mohou zapadnout důležité zprávy a musíme trávit čas jejich tříděním. Zároveň každá emailová zpráva zaslaná na špatnou adresu je důvodem k tomu, abychom byli vyhodnoceni poskytovateli internetových služeb jako „spammeři“. Jsou to totiž právě oni, kdo posílají množství emailů a často na nesprávné adresy. Důležitá je také samotná podoba emailové zprávy. Jelikož dnes uživatelé dostávají spoustu emailů, je potřeba, aby mezi nimi rozpoznali důležitost, kterou pro ně naše zaslaná faktura má a tedy rychle věděli, proč jim tento email zasíláme a stručně řečeno, „co po nich chceme“. Jako u všeho zde platí, že design hraji roli a v jednoduchosti je síla.

A CO ARCHIVACE?

Elektronická fakturace a elektronická archivace jsou spojené nádoby. Pokud faktury elektronicky posíláme, ale archivujeme je v papírové podobě, pak část naší snahy přichází vniveč. A v konečném důsledku skončíme zase u papírů. Je zřejmé, že vystavení elektronické faktury tedy není pouze o vygenerování PDF a zaslání emailem. Těch políček je v celém procesu mnohem více a všechny nějakým způsobem ovlivňují, jak moc s fakturací ušetříme a zda máme legislativně vše v pořádku. I když se dnes na trhu objevuje řada služeb s líbivým designem, které hrdě prohlašují, jak jsou schopny zjednodušit a urychlit fakturaci, většina z nich se omezuje pouze na uvedené dva kroky a v konečném důsledku tedy spíše přidávají starosti na hlavu zákazníka.

VÁCLAV KAMENÍČEK

autor pracuje ve společnosti CCV Informační systémy

www.ccv.cz